Privatlivspolitik - DK
Hos Axel Kaufmann ApS prioriterer vi datasikkerhed og fortrolighed højt og vi tager vores ansvar alvorligt. I denne privatlivspolitik kan du læse om, hvordan vi håndterer de personoplysninger, vi kommer i besiddelse af, når du er kunde hos Axel Kaufmann B2B, besøger vores hjemmeside og/eller i øvrigt anvender de forskellige services og funktioner, som vi tilbyder.
Opdateret 13. marts 2024
1. Dataansvar
Axel Kaufmann er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som du har efterladt dig eller afgivet til os. Vores juridiske oplysninger er følgende:
Axel Kaufmann ApS
Maren Smeds Gyde 9
8000 Aarhus C
CVR-nr.: 19 09 81 92
Telefon: 8730 4647
2. Formål og retsgrundlag for behandlingen af dine personoplysninger
I forbindelse med leveringen af vores ydelser kan vi behandle følgende oplysninger om dig/din virksomhed.
2.1 Erhvervskunder
2.1.1 Hvilke personoplysninger behandler vi om dig?
Vi behandler efter omstændighederne B2B-kunders identitets- og kontaktoplysninger, herunder men ikke begrænset til URL, CVR-nr., virksomhedens juridiske navn, selskabsform (ved personligt ejet selskab, navnet på ejeren), adresse, kontaktpersons navn, telefonnummer og e-mailadresse.
2.1.2 Hvad er formålene med behandlingen af dine personoplysninger?
Behandlingen sker til det formål at bekræfte ordrer, levere varer, opkræve betaling, yde kundeservice og eventuelt foretage kreditering.
2.1.3 På hvilket retsgrundlag behandler vi dine personoplysninger?
Behandlingen sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
2.1.4 Hvornår slettes dine personoplysninger?
Vi registrerer og videregiver disse oplysninger, i det omfang det er nødvendigt for at kunne håndtere samarbejdet. Oplysningerne registreres internt i Axel Kaufmann og opbevares i løbende aftaleforhold. Når samarbejdet ophører slettes personoplysninger. Visse oplysninger opbevares dog i 5 år efter udløbet af det år, hvor håndteringen afsluttedes i henhold til bogførings- og hvidvaskloven. Dog kan oplysningerne gemmes i op til 10 år af hensyn til særlige retskrav eksempelvis i forbindelse med forældelsesfristen i inkassosager.
2.2 Personer, der retter henvendelse til Axel Kaufmann B2B
2.2.1 Hvilke personoplysninger behandler vi om dig?
Vi behandler personoplysninger, som vi modtager i telefoniske eller skriftlige henvendelser fra en (potentiel) erhvervskunde, en samarbejdspartner eller en anden person.
2.2.2 Hvad er formålene med behandlingen af dine personoplysninger?
Behandlingen af telefoniske og skriftlige henvendelser sker til det formål at håndtere og i muligt omfang løse de forhold, henvendelserne vedrører, som led i vores almindelige erhvervskundeservice.
2.2.3 På hvilket retsgrundlag behandler vi dine personoplysninger?
Retsgrundlaget for behandlinger af personoplysninger i forbindelse med henvendelser rettet til Axel Kaufmann er databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f. Vores legitime interesse består i at håndtere og i muligt omfang løse de forhold, henvendelserne vedrører. Vores legitime interesse går forud for hensynet til den registreredes privatliv og frihedsrettigheder, da det må betragtes som en rimelig forventning hos de personer, der retter henvendelse, at vi foretager de nævnte behandlinger.
2.2.4 Hvornår slettes dine personoplysninger?
Vi opbevarer telefonnotater og skriftlige henvendelser, indtil alle mellemværender mellem Axel Kaufmann og den person, der henvender sig, er afsluttet. Udgangspunktet er, at en henvendelse slettes senest 3 år efter, at det forhold, som henvendelsen vedrører, er håndteret. Visse oplysninger opbevares dog i 5 år efter udløbet af det år, hvor håndteringen afsluttedes i henhold til bogførings- og hvidvaskloven. Dog kan oplysningerne gemmes i op til 10 år af hensyn til særlige retskrav eksempelvis i forbindelse med forældelsesfristen i inkassosager.
2.3 TV-overvågning
2.3.1 Hvilke personoplysninger behandler vi om dig?
Vi behandler billedmateriale fra TV-overvågning af Axel Kaufmanns faciliteter, herunder men ikke begrænset til, butikker, lagre og hovedkontor.
2.3.2 Hvad er formålene med behandlingen af dine personoplysninger?
Behandlingen sker til de formål at skabe sikkerhed og tryghed for vores ansatte, leverandører og kunder, at forebygge og opklare kriminalitet, at beskytte vores aktiver og værdier og tilvejebringe forsikringsmæssig dokumentation, herunder eksempelvis dokumentation i forbindelse med ulykker og tilskadekomst, og at forebygge og opklare uautoriseret indtrængen på Axel Kaufmanns ejendom.
2.3.3 På hvilket retsgrundlag behandler vi dine personoplysninger?
Retsgrundlaget for behandlingen er databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f. Vores legitime interesse består i at forfølge de formål, som er beskrevet ovenfor. Vores legitime interesse går forud for hensynet til den registreredes privatliv og frihedsrettigheder, da det må betragtes som en rimelig forventning hos de personer, der indfinder sig på Axel Kaufmanns faciliteter. Hvis billedmaterialet fra TV-overvågningen viser strafbare forhold (eller indeholder følsomme oplysninger), er retsgrundlaget for behandlingen databeskyttelseslovens § 8, stk. 3-5 henholdsvis databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra f.
2.3.4 Hvornår slettes dine personoplysninger?
TV-overvågning i Axel Kaufmann er underlagt en selvstændig intern slettepolitik. Heraf fremgår det bl.a., at alle optagelser automatisk slettes senest 30 dage efter de er optaget, medmindre optagelserne skal bruges som dokumentation i forbindelse med konkrete sager om eventuelle strafbare forhold.
3. Modtagere
Vi anvender eksterne samarbejdspartnere og leverandører til eksempelvis drift, udvikling, hosting, IT-systemer, håndtering af erhvervsordrer mv., og vi videregiver derfor dine personoplysninger til disse. Vores samarbejdspartnere og leverandører er databehandlere for os og de behandler alene personoplysningerne på vores vegne og i overensstemmelse med vores instruks.
Vi kan ligeledes videregive dine oplysninger til eksterne tredjeparter, hvis vi bliver pålagt det, eller hvis videregivelse er en del af den ydelse, vi leverer til dig. Det kan for eksempel være politiet eller SKAT. Når det er muligt, af hensyn til den konkrete ydelse, overlades personoplysninger i pseudonymiseret form. Det betyder, at personoplysningerne ikke længere kan henføres til en bestemt person uden brug af supplerende oplysninger, som kun Axel Kaufmann er bekendt med.
Ud over de nævnte tilfælde, videregives dine personoplysninger ikke til en tredjepart uden din tilladelse, med undtagelse videregivelse hvis vi frasælger (dele af) virksomheden.
4.Tredjelande
Vi overfører i visse tilfælde personoplysninger til databehandlere, der er etableret uden for EU/EØS (tredjelande), herunder SalesForce, der udbyder marketingstjenester, som vi anvender. SalesForce databehandler for os og hører hjemme i USA.
Databehandleraftalen er indgået på grundlag af EU’s standardkontraktbestemmelser som anført i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c. De fornødne og passende garantier, der er påkrævet efter databeskyttelsesforordningen, er derfor opfyldt og beskyttelsesniveauet for behandlingen af personoplysninger lever op til samme krav, som enhver anden af vores databehandlere, der behandler personoplysninger for os inden for EU.
Du kan læse mere om garantierne i EU Standard Model Clauses
5. Sikkerhed
Vi har høje standarder for sikkerhed, også når det gælder beskyttelses af dine personoplysninger. Derfor har vi en række interne procedurer og politikker, der sikrer, at vi lever op til vores høje sikkerhedsstandarder og således opfylder databeskyttelsesforordningens krav om implementering af passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Dermed gør vi vores bedste for at sikre dine personoplysningers kvalitet og integritet.
6. Opbevaring og sletning af personoplysninger
Vi sletter dine personoplysninger, når vi ikke længere har behov for at behandle dem til at opfylde et eller flere af de formål, som fremgår ovenfor. Særlige lovregler, eksempelvis bogførings- og hvidvaskloven, kan dog give os pligt og ret til at opbevare personoplysningerne i længere tid. Personoplysninger kan også opbevares i længere tid, hvis de anonymiseret.
7. Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til behandling af personoplysninger om dig.
7.1 Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig og en række yderligere oplysninger.
7.2 Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse imod vores ellers lovlige behandling af din personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger til direkte markedsføring.
7.3 Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
7.4 Ret til begrænset behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få behandlingen begrænset, må vi fremover kun behandle oplysninger (bortset fra opbevaring) med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
7.5 Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle slettefrist indtræder. Hvis du anmoder om det (og du er berettiget til sletning), vil vi uden unødigt ophold slette de personoplysninger, som vi har registreret om dig. Du er eksempelvis ikke berettiget til sletning, hvis vi er forpligtet til at foretage behandlingen, eller hvis behandlingen er nødvendig for at opfylde en aftale med dig.
7.6 Ret til dataportabilitet
Under visse omstændigheder har du ret til dataportabilitet. Dataportabilitet indebærer, at du kan anmode os om, at vi giver dig en kopi af dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og anmode om, at vi transmitterer oplysningerne til en anden dataansvarlig. Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk
7.7 Ønsker du at gøre din rettigheder gældende
Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder som beskrevet ovenfor, er du til enhver tid velkommen til at kontakte os på persondata@kaufmann.dk eller på telefon 8730 4647 Vi beder om, at du i forbindelse med en henvendelse vedrørende dine rettigheder giver os tilstrækkelige oplysninger til, at vi kan behandle din henvendelse, herunder dit fulde navn og din e-mailadresse, så vi kan identificere dig og besvare din anmodning. Vi vil besvare din henvendelse hurtigst muligt.
8. Samtykke
Hvis vi behandler dine personoplysninger på baggrund af dit samtykke, kan du til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Du kan tilbagekalde dit samtykke ved at kontakte os på persondata@kaufmann.dk eller på telefon 8730 4647.
Hvis du trækker dit samtykke tilbage, vil vi ophøre med at behandle dine personoplysninger, medmindre vi er berettigede eller forpligtede til at fortsætte behandlingen (herunder opbevaringen) af dine personoplysninger på andet grundlag, herunder i henhold til lovgivningen. Tilbagekaldelse af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, som er sket forud for tilbagekaldelse af samtykket.
9. Links til andre websites mv.
Vores hjemmeside kan indeholde links til andre websites eller til integrerede websites. Axel Kaufmann er ikke ansvarlige for indholdet af andre selskabers websites eller for deres praksis i forbindelse med indsamling eller behandling af personoplysninger. Når du besøger andre websites, opfordres du derfor i stedet til at læse indehaverens politik.
10. Ændringer af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at ændre denne privatlivspolitik grundet væsentlige ændringer i lovgivningen, nye tekniske løsninger, nye eller forbedrede funktioner eller for at forbedre hjemmesiden.
11. Klageadgang
Hvis du er utilfreds med den måde hvorpå eller til de formål til hvilke, vi behandler dine personoplysninger, er du til enhver tid velkommen til at kontakte os på persondata@kaufmann.dk eller på telefon 8730 4647.
Du har også ret til at indgive en klage til:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Telefon 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Privacy Policy - EN
At Axel Kaufmann ApS, we prioritize data security and confidentiality highly, and we take our responsibility seriously. In this privacy policy, you can read about how we handle the personal data we are in possession of when you are an Axel Kaufmann B2B customer, visit our website and/or otherwise use the various services and functions that we offer.
Updated March 13, 2024
1. We are the data controller
Axel Kaufmann is the data controller for the processing of the personal data that you have left behind or given us.
Our legal information is as follows:
Axel Kaufmann ApS
Maren Smeds Gyde 9
8000 Aarhus C, Denmark
CVR-no.: 19 09 81 92
E-mail: persondata@kaufmann.dk
2. Purpose and legal basis of the processing of your personal data
In connection to our services being delivered, we may process the following information concerning you/your company.
2.1 Business customers
2.1.1 Which of your personal data do we process?
Depending on the circumstances, we process your identity and contact information, including but not limited to URL, CVR number, company's legal name, form of company (in the case of a personally owned company; the name of the owner), address, name of the contact person, telephone number and email address. The personal data are categorized as general information and covered by Article 6 in the General Data Protection Regulation.
2.1.2 What is the purpose of the processing of your personal data?
The pose of the processing is to confirm orders, deliver goods, demand payment, provide customer service, and possibly for crediting.
2.1.3 On what legal basis do we process your personal data?
The legal basis for our processing is the General Data Protection Regulation Article 6(1)(b).
2.1.4 When is your personal data deleted?
All personal data is registered internally at Axel Kaufmann and stored in an ongoing contractual relationship. When the collaboration ends, personal data is deleted shortly after. Information that falls under the obligation to maintain accounting records are however deleted only five years after the end of the accounting year, in accordance with the General Data Protection Regulation, Article 6(1)(c), and § 10 of the Danish Bookkeeping Act. Certain information can be stored for up to 10 years due to special legal requirements, for example in connection with the limitation period in debt collection cases.
2.2 Persons who contact Axel Kaufmann B2B
2.2.1 Which of your personal data do we process?
We process personal data that we receive by phone or written requests from a (potential) business customer, a business partner, or another person, including but not limited to name, email address, and phone number.
2.2.2 What is the purpose of the processing of your personal data?
The processing of telephoned or written requests is with the purpose to manage, and if possible, solve, the issues the requests concern, as part of our regular business customer service.
2.2.3 On what legal basis do we process your personal data?
The legal basis for the processing of personal data in connection to requests to Axel Kaufmann B2B is the General Data Protection Regulation, Article 6(1)(f). Our legitimate interests consist of managing, maintaining, following up, and, as far as possible, solve, the issues the requests concern. Our legitimate interests take priority over a registered person’s privacy and freedom, as it must be considered a reasonable expectation among the persons that we perform such a processing.
2.2.4 When is your personal data deleted?
We store phone protocols and written requests until all contact between Axel Kaufmann and the person who made the request is finalized. The starting point is that request is deleted no later than 3 years after the matter to which the request relates has been finalized. Information that falls under the obligation to maintain accounting records are however deleted only five years after the end of the accounting year, in accordance with the General Data Protection Regulation, Article 6(1)(c), and § 10 of the Danish Bookkeeping Act. Certain information can be stored for up to 10 years due to special legal requirements, for example in connection with the limitation period in debt collection cases.
2.3 Video surveillance
2.3.1 Which of your personal data do we process?
We process visual material from the video surveillance of Axel Kaufmann’s facilities, including stores, warehouses, and offices. The absolute majority of the personal data are categorized as general information covered by Article 6 of the General Data Protection Regulation.
2.3.2 What is the purpose of the processing of your personal data?
The purpose of the processing is to establish a safe and secure environment for Axel Kaufmann’s employees, suppliers, and customers, to prevent and solve criminal activities, to protect Axel Kaufmann’s assets and values, and offer documentation for insurance purposes, including but not limited to documentation in connection to accidents and damages, and to prevent and solve unauthorized intrusions on Axel Kaufmann’s properties.
2.3.3 On what legal basis do we process your personal data?
The legal basis for the processing is as a standard base point the General Data Protection Regulation, Article 6(1)(f). Our legitimate interest in the processing is to fulfill the purposes mentioned above. Our legitimate interest takes priority over a registered person’s privacy and freedom, as it must be considered a reasonable expectation among the persons who visits Axel Kaufmann’s facilities. If the visual material from the video surveillance shows anything punishable by law (or contains sensitive information), the legal basis for the processing is the Danish Data Protection Act § 8(3-5), respectively the General Data Protection Regulation, Article 9(2)(f).
2.3.4 When is your personal data deleted?
Video surveillance at Axel Kaufmann is subject to an independent internal policy. From this it is apparent, among other things, that all recordings are automatically deleted no later than 30 days after being recorded, unless the recordings are to be used as documentation in connection to specific cases regarding potential criminal offenses.
3. Receiver
We use external partners and suppliers for, for example, operation, development, hosting, IT systems, handling of business orders, etc., and we will forward your personal data to these.
Our partners and suppliers are our data processors, and they process your personal data on behalf of us and in accordance with out instructions. We can also forward your data to external third parties, if we are required to do so, or if it is part of the service, we are delivering to you. This could for example be the police or tax agencies. When it is possible, with respect to the concrete service, the personal data are forwarded in a pseudonymized format. That means that the personal data can no longer be traced to a specific person without using additional data that only Axel Kaufmann is familiar with. In addition to the mentioned occasions, your personal data are not forwarded to a third party without your consent, the exception being if we sell (part of) the business.
4. Third countries
On some occasions, we transfer personal data to data processors outside of the EU/EES (third countries), including SalesForce, who is a marketing service provider we use. SalesForce processes data for us and is located in the USA
The processor agreement is entered into based on the EU standard contractual clauses, as specified in the General Data Protection Regulation, Article 46(2)(c). The necessary and appropriate guarantees required in accordance with the General Data Protection Regulation are therefore fulfilled, and the level of protection for the processing of personal data fulfills the same requirements as each of Kaufmann’s other data processors who process personal data for Kaufmann inside of the EU.
You can read more about the guarantees in the EU Standard Model Clauses.
5. Security
We maintain high standards of security, also when it comes to protecting your personal data. Therefore, we have a series of internal procedures and policies to ensure that we live up to our high security standards, and by that fulfill the demand placed by the General Data Protection Regulation regarding implementing suitable technical and organizational security measures. By that, we are doing our best to secure the quality and integrity of your personal data.
6. Storing and deleting personal data
We delete your personal data when we no longer need to process them to fulfill one or several of the purposes stated above. In the evaluation of how long we need to store your personal data, we place the crucial weight on the purpose(s) for which the personal data in question are being processed. Specific legislation, including but not limited to the Danish Bookkeeping Act and Money Laundering Act, can obligate us, and give us the right to store personal data for a longer period of time. Personal data can also be stored for a longer time if anonymized.
7. Your rights
In accordance with the General Data Protection Regulation, you have a series of rights with regards to our processing of your personal data.
7.1 Right of access by the data subject
You have the right to access the personal data we process concerning you and a series of additional data.
7.2 The right to object
In some situations, you have the right to object to our otherwise legal processing of your personal data. You can also object to the processing of your personal data for direct marketing.
7.3 The right to rectification
You have the right to have incorrect information about yourself rectified.
7.4 The right to restriction of processing
In some situations, you have the right to restrict the otherwise legal processing of your personal data. If you have the right to restrict the processing, we will in the future only be allowed to process data (apart from storage) with your consent, or if legal requirements can be established, invoked, or defended.
7.5 The right to erasure
In some situations, you have the right to have data concerning you deleted prior to the point in time for our usual general time-limit for deletion. If you request it (and you are entitled to erasure), we will delete the personal data we have registered concerning you without undue delays. You are not entitled to erasure if we can continue the processing on another basis, for example if we are obligated to continue the processing, or if the processing is required in order to fulfill an agreement with you.
7.6 The right to data portability
In some circumstances you have the right to data portability. Data portability means that you can send us a request for a copy of your personal data in a structured, commonly used, and machine-readable format, and request that we transmit those data to another data controller.
You can read more about your rights in the Danish Data Protection Agency’s guide to the rights of the registered, which you can find at www.datatilsynet.dk
7.7 If you wish to invoke your rights
If you wish to use your rights as described above, you are always welcome to contact us at persondata@kaufmann.dk or by telephone 0045 8730 4647. We ask that you provide us with sufficient data, including your full name and email address, so that we can identify you and respond to your request. We will respond to your request as soon as possible.
8. The right to withdraw your consent
If we process your personal data based on your consent, you can always withdraw your consent by contacting us at persondata@kaufmann.dk. If you withdraw your consent, we will cease to process your personal data. Withdrawal of your consent does not affect the legality of the processing that we have been undertaking based on your earlier given consent. If you withdraw your consent, it is only active from that point in time and the withdrawal of your consent does not affect the legality of the processing that took place prior to the withdrawal of consent.
9. Links to other websites
Our homepage may contain links to other websites or to integrated websites. Axel Kaufmann is not responsible for the content of other companies’ websites or for their practices in connection to collecting personal data. When you visit other websites, you are encouraged to read the owner’s policy regarding protection of personal data as well as other relevant policies.
10. Changes to the privacy policy
We reserve the right to make changes to this privacy policy based on significant changes in legislation, new technical solutions, new or improved functions, or to improve the homepage.
11. Appeal procedure
If you are dissatisfied with the manner in which, or with the purpose for which, we process your personal data, you are always welcome to contact us at persondata@kaufmann.dk.
You also have the right to file a complaint with the Danish Data Protection Agency:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby, Denmark
Phone 0045 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk